Comment mettre en place une signature électronique ?

Publié le : 23 mars 20214 mins de lecture

Les signatures électroniques vous permettent de signer de manière significative et en toute sécurité tous les types de documents ; des contrats de location aux demandes d’emploi et aux formulaires fiscaux. C’est simple pour votre équipe, facile pour vos partenaires et réduit la paperasse pour votre entreprise. Avec la réalité actuelle de la distanciation sociale et de l’avenir de plus en plus numérique, un logiciel de signature électronique est plus essentiel que jamais. Mais une fois que vous avez pris cette décision pour votre entreprise, comment y donner suite ?

Comprendre le logiciel

Il existe de nombreuses options de logiciels de signature numérique. La plupart des entreprises proposent des logiciels basés sur le cloud, qui sont gratuits à télécharger, de sorte que toute personne disposant d’une connexion Internet peut y accéder. D’autres proposent généralement des essais gratuits afin que vous puissiez « essayer avant d’acheter » comme l’application de signature électronique Yousign. Avant d’acheter un logiciel de signature électronique, lisez toujours les avis de vrais utilisateurs. Demandez-vous également si le produit doit s’intégrer à d’autres logiciels ou services que vous utilisez.

Déterminer les exigences en matière de matériel

La plupart des produits de signature numérique sont indépendants du matériel et dans le cloud. Cela signifie que vos applications peuvent être exécutées par n’importe quel appareil avec une connexion Internet, quel que soit l’emplacement. Cependant, pensez à la manière dont vos clients et employés utiliseront le logiciel : vos clients auront-ils toujours accès à un appareil qui leur est propre pour utiliser le logiciel ? Vos employés auront-ils besoin d’appareils mobiles pour pouvoir saisir des signatures numériques à distance ? Avez-vous besoin d’intégrer des tablettes dans votre entreprise pour que vos clients puissent utiliser les signatures numériques au bureau ? Le logiciel est-il adapté à la mobilité, avec un aspect propre et cohérent, quel que soit le type d’appareil utilisé pour y accéder ? Ce sont là des questions que vous devriez tester et que vous devriez vous poser pendant votre essai gratuit.

Identifier les implications juridiques

Avant de mettre en œuvre le logiciel de signature électronique dans vos processus commerciaux, assurez-vous de connaître les exigences légales applicables à votre entreprise. Les secteurs de la santé et de la finance, par exemple, ont des restrictions légales différentes de celles du commerce de détail et de l’immobilier. Découvrez les lois qui s’appliquent à la manière dont vous recueillez, conservez et protégez les signatures électroniques. La plupart des fournisseurs de signatures numériques détaillent les normes légales, réglementaires et sectorielles auxquelles ils adhèrent, bien que vous puissiez avoir besoin de consulter un avocat, un comptable ou un spécialiste technique pour déterminer vos responsabilités particulières.

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