L’horodatage de documents : informations pratiques

horodatage de document

Publié le : 08 février 20227 mins de lecture

Dans le contexte actuel où la transition numérique est inévitable, la transformation des processus métiers s’accompagne de nouvelles problématiques. Aujourd’hui, d’autres problématiques sont constatées à savoir la sauvegarde d’une preuve des échanges, le retraçage des actions effectuées sur un document en ligne, la signature électronique, etc. Tout cela englobe l’horodatage. De quoi s’agit-il exactement et comment fonctionne-t-il ? Dans quelles situations y faire recours ?

Deux mots sur l’horodatage

L’horodatage électronique désigne un procédé visant à associer une date et une heure précises à des données, de la manière la plus sûre possible. À l’ère de la dématérialisation des dossiers administratifs et financiers au sein des entreprises, la solution présente un certain nombre d’applications, à savoir la certification de la date d’une signature électronique, la preuve de l’existence d’un document, la garantie des heures de transactions, la validation de la réception d’un courrier dans son format électronique, le respect des délais légaux d’archivage, le datage d’une facture électronique lors de son émission, etc.

L’horodateur est utilisé de manière précise et fiable et ne peut pas être utilisé avec un système d’horloge classique comme celui d’un ordinateur. Étant donné que la date et l’heure sont modifiables manuellement en local, cette approche n’octroie aucune valeur juridique à la date désignée pour la création d’un dossier. Et même s’il y a des outils en ligne qui permettent de changer la date de création d’un fichier, cela ne constitue pas un dispositif avéré aux yeux de la loi. Face à cette situation, la fiabilité d’un tel procédé est cruciale. Cela dit, pour avoir plus d’informations sur les échanges électroniques ou bien pour trouver une solution adaptée à vos besoins, il vous suffit de cliquer ici.

L’horodatage certifié : le garant de la sécurité et de la conformité

L’horodatage certifié reste la garantie cryptographique des données et des documents horodatés qui permettent de voir clairement qu’aucune modification ultérieure n’a eu lieu et que la date enregistrée est exacte. D’après le règlement européen eIDAS, un outil qualifié permet d’assurer l’existence du dossier à une date et heure précise, ainsi que l’intégrité du document attestant notamment que son contenu n’a subi aucune modification depuis cette date.

À cet instant précis, le prestataire de services de confiance entre en jeu pour certifier la fiabilité d’un système en particulier. En faisant l’usage d’un matériel sécurisé et conforme FIPS, un tel prestataire est apte à délivrer un horodatage certifié. Ainsi, ce dernier peut prendre la forme d’un sceau électronique ou encore d’un jeton d’horodatage afin de garantir la fiabilité d’un fichier électronique. On parle également d’un organisme de confiance qui s’engage à se conformer à des obligations édictées suivant la norme RFC 3161. Certes, il faut appliquer un outil certifié pour que le dossier et les échanges électroniques soient fiables.

Comment fonctionne l’outil ?

Une autorité d’horodatage fait l’usage des infrastructures à clé publique ou PKI pour assurer la certification d’un outil en particulier. Pour cela, un déroulé technique du procédé se fait suivant la création d’une valeur de hachage qui sera envoyée par la suite à l’AH via l’application client. Ainsi, le moindre changement que l’on apporte au fichier sera enregistré et communiqué au serveur de l’AH.

Pour plus d’efficacité, l’autorité combine le hachage avec certaines informations comme l’heure de référence pour garantir la fiabilité du document en question. Après cela, un jeton sera émis et envoyé au client. Le jeton en question contient toutes les informations indispensables et sera réceptionné par l’application client pour ensuite être enregistré dans la signature du dossier, ou du code.

Lors de l’ouverture du fichier horodaté, l’authentification de l’application AH se poursuit afin de garantir que le mécanisme en question est issu d’une AH de confiance. Après cela, un nouveau hachage des données est calculé après une comparaison avec celui d’origine. En cas de modifications apportées après le procédé, le fichier est tout de suite signalé non fiable. D’ailleurs, c’est à ce stade que la solution prend tout son sens.

Quel est l’intérêt de cette solution ?

Les enjeux de cette solution résident dans le fait qu’elle donne une valeur de preuve au document. En effet, un dossier électronique horodaté comporte une valeur juridique dont personne ne peut remettre en cause. Au fait, cette certification se présente comme une preuve irréfutable en cas de litige juridique ou de contestation. Ceci étant dit, apposer un jeton sur un dossier en particulier permet de prouver l’accusé de réception avec le cachet qui atteste la date et l’heure de la réception d’un courrier électronique. Il permet aussi de garantir l’intégrité du dossier, prouvant qu’aucune modification n’a été apportée depuis l’horodatage.

Mis à part cela, cette solution permet de garantir la traçabilité de l’ensemble des actions effectuées durant le traitement du dossier. En tout cas, la force première de cette solution réside dans sa faculté à garantir la fiabilité et la conformité des transactions. Que ce soit avec les clients, les partenaires et les fournisseurs, les échanges se font en toute conformité.

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